En el mundo empresarial actual, la digitalización es una necesidad, no una opción. Las empresas que no han adoptado tecnología digital en su modelo de negocio, están perdiendo la oportunidad de ser más eficientes, rentables y competitivas. Una herramienta digital que puede ayudar a aumentar la eficiencia y la comunicación interna de la empresa es una intranet. En este artículo hablaremos de cómo implementar una intranet en tu empresa.

¿Qué es una intranet?

Antes de empezar a hablar de cómo implementar una intranet, es importante comprender qué es una intranet. Una intranet es una red privada de comunicación y recursos dentro de una organización. Proporciona a los empleados el acceso a información, herramientas y aplicaciones internas, todo en un solo lugar. La intranet también permite que los miembros del equipo se comuniquen entre sí, independientemente de su lugar de trabajo.

Beneficios de una intranet

Hay muchos beneficios asociados con la implementación de una intranet en una empresa. Algunos de los beneficios son los siguientes:

• Mejora de la comunicación interna: Una intranet interconecta todos los departamentos y oficinas, permitiendo una comunicación fácil y eficiente. Esto también incluye la comunicación entre empleados a través de la incorporación de herramientas de mensajería instantánea.
• Mayor eficiencia: La intranet permite a los empleados acceder a la información, documentos y herramientas de trabajo desde un solo lugar, reduciendo el tiempo necesario para buscar información y aumentando la productividad.
• Centralización de recursos y herramientas: La intranet es un lugar donde todas las herramientas y aplicaciones que necesita un empleado están a su disposición, de modo que no es necesario buscarlas en diferentes lugares. Esto ayuda a tener un control más eficiente en la distribución de los recursos y herramientas.
• Reducción de costos: La intranet no solo reduce el tiempo de búsqueda de información, sino que también reduce la necesidad de imprimir y compartir información en papel. Por lo tanto, se pueden reducir costos de impresión y de comunicación interna.
• Aumento de la seguridad: Una intranet es una red privada que requiere autenticación. Esto garantiza que la información sea segura y solo se pueda acceder a ella por parte de los empleados autorizados.

Una vez que se entienden los beneficios de una intranet, es hora de implementarla en tu empresa. Sigue estos pasos para implementar una intranet en tu empresa:

Paso 1: Define los objetivos

Define por qué necesitas una intranet. ¿Es para mejorar la comunicación interna? ¿Quieres mejorar la eficiencia? Definir los objetivo de la intranet te ayudará a centrarte en lo que es importante para tu empresa.

Paso 2: Seleccionar una plataforma de intranet

La siguiente decisión importante que debes tomar es la selección de la plataforma de intranet adecuada. Hay muchas opciones disponibles en el mercado, desde soluciones online, como Google Workspace o Microsoft 365, hasta soluciones de software especializadas, como Bitrix24.

Cuando selecciones la plataforma, asegúrate de que cumpla con tus necesidades, objetivos, requisitos y presupuesto.

Paso 3: Elegir un equipo de implementación

Necesitarás un equipo para definir los requisitos de la intranet, personalizar la plataforma seleccionada y desarrollar cualquier funcionalidad que no esté disponible en la plataforma estándar. Considera la posibilidad de asignar un líder de proyecto para dirigir el proceso de implementación.

Paso 4: Crear el contenido y aplicaciones de la intranet

Una vez que la plataforma esté establecida, es hora de crear el contenido y las aplicaciones de la intranet. Selecciona los elementos que son importantes para tu empresa y que contribuyen a alcanzar los objetivos de la intranet. Asegurarse de que el contenido esté actualizado y almacenado en un lugar centralizado será muy importante para la eficiencia de la intranet.

Paso 5: Prueba y lanza la intranet

Antes de lanzar la intranet, asegúrate de probarla y asegurarte de que cualquier problema sea solucionado. Es importante establecer tiempo de prueba antes del lanzamiento para evitar futuros problemas o "bugs".

Una vez que la intranet ha sido probada y cualquier problema solucionado, lanza la intranet. Asegúrate de que todos los empleados estén capacitados en el uso de la intranet y de sus aplicaciones para garantizar una adopción exitosa.

Conclusión

En resumen, la intranet es una herramienta importante para una empresa en la era digital. Proporciona una comunicación y colaboración eficiente entre los empleados y reduce el tiempo de búsqueda de información, lo que significa una mayor eficiencia y menor costo. Si sigues los pasos anteriores, podrás implementar una intranet exitosamente en tu empresa y beneficiarte de todas las ventajas que ofrece.